11.24.2005

別讓猴子跳回你背上

從入社會工作以來,因為換過不少老闆,每個人的管理都有自己的一套,這"一套"往往會左右整個team的工作效率,人員流動,工作情緒......,看著各式各樣的管理方法,就對管理產生了些興趣,開始找了些書看。

撇開克拉克的管理叢書不說,這一本"別讓猴子跳回你背上"確實是經典之作,對於員工與管理者應了解自身責任,說明的相當清楚,寫作的譬喻也相當生動,雖然是3年前看的書,到目前還是收穫良多,實是一本值得推薦的管理書籍。


企業組織一旦受困於任務逆轉,猴子就會跳回管理者的背上,而不是待在理應完成任務執行的部屬身上。許多管理者面臨著工作計畫顛滯不前,組織目標難於達成的 問題,到頭來左支右絀,顧此失彼;部屬卻因為得到的授權層次過低,只能隔岸觀火,坐待差遣,甚至是無事一身輕——部屬、管理者,甚至組織的整體工作進度都 將因而停滯不前。為了避免無效授權,管理失靈,管理者應該將精力放在任務指派、分配與掌控猴子的工作上——必須與部屬協同照顧,並且餵養猴子。


下面是其中的一篇文章....
別幫部屬養猴子

比爾翁肯 (Bill Oncken)曾發明一個有趣的理論─「背上的猴子」。他所謂的「猴子」,是指「下一個動作」。回想一下,你是否有過這樣的情形:在走道上碰到一位部屬, 他說:「我能不能和您談一談?我碰到了一個問題。」於是你便站在走道上專心聽他細述問題的來龍去脈,一站便是半個小時,既耽擱了原先你要做的事,也發現所 獲得的資訊只夠讓你決定要介入此事,但並不足以做出任何決策。於是你說:「我現在沒時間和你討論,讓我考慮一下,回頭再找你談。」
  
在這樣的案例中,猴子原本在部屬的背上,談話時彼此考慮,猴子的兩腳就分別搭在兩人背上,當你表示要考慮一下再談時,猴子便移轉到你背上。你接下了部屬的 角色,而部屬則變成了監督者,他會三不五時跑來問你:「那件事辦得怎樣了?」如果你的解決方式他不滿意,他會強迫你去做這件原本他該做的事。

當你一旦接收部屬所該看養的猴子,他們就會以為是你自己要這些猴子的,因此,你收的愈多,他們給的就愈多。於是你飽受堆積如山、永遠處理不完的問題所困擾,甚至沒有時間照顧自己的猴子,努力將一些不該擺在第一位的事情做得更有效率,平白讓自己的成效打了折扣。

經理人應該將時間投資在最重要的管理層面上,而不是養一大堆別人的猴子。身為經理人,如果你能讓員工去撫養他們自己的猴子,他們就能真正地管理自己的工作,你也有足夠的時間去做規劃、協調、創新等重要工作,讓整個單位持續良好的運作。

翁肯提出的猴子管理法則,目的在於幫助經理人確定已由適當人選在適當的時間,用正確的方法做正確的事。當然,這個法則只能運用在有生存價值的猴子身上,不該存活的猴子,就狠心把牠殺了吧!

法則一:說明  

除非下一個步驟已經明確界定,否則經理人和員工都不能離開。嚴守這項法則可以獲得三種好處:第一,如果員工知道要提出適當的下一步驟才能結束談話,他就會 在事前做更縝密的規劃。第二,它可以促使員工採取行動。第三,對猴子做描述、把下一步驟說清楚,能提高員工的工作意願,讓他們跨出最具關鍵性的一步。

法則二:所有人

經理人和員工的對談,要到每一隻猴子都分配給一個人擁有之後才能結束。至於哪一隻猴子該歸誰管,原則上儘可能把猴子交給能照顧到牠們福利的最低階層人員去照料,因為部屬總共可以投入的時間精力比高階經理人來得多,而且經驗也告訴我們,部屬往往比我們所想的還要能幹。

把猴子送錯主人,有時候是經理人自己內心的需求,想要避開管理所帶來的挑戰,或是以為唯有自己才做得來,有時候卻是組織政策使然。這時候要替猴子找到適當的主人,就必須技巧與自制力兼施,尤其是自制力最為重要。

要求部屬盡力把工作做到最好,可能會遭遇部屬反抗,這與為猴子找到適合主人的實務,變得有些相牴觸,因為經理人會發現,有時候把猴子接過來,要比讓猴子靠在適當主人背上要來得容易。但是請記住:要培養一個人的責任感,唯一的方法是給予他們責任。

法則三:保險單

在把每一隻猴子放出去面對組織叢林之前,先為牠們保個險。此一法則提供一系統性的方法,用以平衡員工所需的處理猴子的自由空間,與經理人對結果所負的責任。

賦予員工權限和自由,經理人和員工可以互蒙其利。經理人能自由裁量時間,花在監督員工的時間及精力減少;員工也可以享受到自我管理的好處,有更高的滿足感、更高昂的士氣。

但員工擁有自由空間時,就不免會犯錯,這時候猴子的保險就要派上用場,保證他們犯的錯是組織所能承擔得起的。

猴子保單有兩個層次。第一是給予建議,然後行動。當員工犯下承擔不起的錯誤的可能性相當高時,希望有機會否決他們的行動計劃,這是一種保護措施,但卻得犧 牲經理人的時間及員工的自由空間。第二是行動,然後給予建議。確信員工可以自行完善料理猴子,先行動後再來報告,這讓員工有很大的運作空間,也省下經理人 的監督時間,但風險也較大。至於該選擇哪一份保單,則視情況而定,而雙方都可以行使選擇權。

法則四:照料與檢查

企業的成功取決於猴子的健康,因此必須定期為牠們做檢查,維持牠們的身體健康。檢查猴子的目的有二:一是發現員工正在做正確的事,進而稱讚他們;二是發掘問題,並在問題形成危機之前採取校正行動。

猴子生病,不是由於缺乏照料、營養不良,就是因為照料不當。有時候員工不想讓經理人知道猴子生病了,因為他們大都想自行解決問題,經理人應該與員工建立默 契,要他們盡力照顧病猴子,如果情況沒有改善,就必須把猴子交給經理人檢查。相對的,如果經理人發現猴子生病,就應該把下一次檢查的時間提早到猴子身體狀 況所能允許的時間。

這裡的檢查著重在猴子的情況,而非員工本身,因此檢查讓經理人有機會發現員工正確地在進行某事、查明及糾正問題、指導員工、降低自己的焦慮,之後,就由員工自己去求表現了。

翁肯的理論讓我們知道,如果我們真的想幫助他人,就必須教他們如何補魚,而不是送他一條魚。剝奪他人的主控權,去餵養他人的猴子,並無法幫他們解決問題,這只是為別人做他自己可以做的事。

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